Hosted Exchange is een zakelijk dienst waarbij meerdere gebruikers op verschillende locaties toegang hebben tot email en een gedeelde agenda. Microsoft is verreweg de marktleider en wanneer er dus gepraat wordt over Hosted Exchange gaat dat meestal over Microsoft Exchange. Zeker aangezien veel bedrijven met Outlook (Microsoft) werken is dit een logische keuze.
Verschillende hosting bedrijven bieden specifiek Hosted Exchange aan, we zullen op deze pagina enkele met elkaar voor je vergelijken en inzichtelijk proberen te maken wat de verschillen precies zijn. Het is goed om direct te weten dat de prijzen vaak zijn opgebouwd per mailbox per maand. Bij 3 of 4 gebruikers valt dit nog best mee maar wanneer je een bedrijf met meer dan 20 werknemers hebt kunnen de kosten snel oplopen oplopen.
Twee partijen die Hosting Exchanges aanbieden
Let er goed op wat de huidige specificaties van de verschillende pakketten zijn maar ook op wat de mogelijkheden tot uitbreiding zijn en hoeveel dit kost. Enkel goedkoop starten om een jaar later alles te moeten upgraden kost tijd en frustratie.
Prijzen voor Hosted Exchange beginnen bij €2,95 ex. BTW per mailbox per maand bij de aanbieder Argeweb. Dit is het basis pakket wat weliswaar 5GB aan schijfruimte biedt maar géén ondersteuning biedt voor het delen van agenda, contacten en email. Iets wat bij Hosted Exchange toch erg belangrijk is.
Dit kan vanaf een standard pakket dat €7,95 per account per maand kost. Nog steeds scherp geprijsd en een stuk beter. Business Standaard is het meest complete pakket: dat is beschikbaar vanaf €12,95 maar dan krijg je ook Office, Microsoft Teams en andere handige thuiswerk tools.
Waarom Hosted Exchange ipv POP3 mail?
In verhouding tot standard POP3 Mailboxen is Hosted Exchange erg duur, is dit dan wel de moeite waard? Dat hangt er een beetje vanaf. Allereerst biedt Hosted Exchange iets meer dan standaard email aangezien je ook met je Agenda en Contacten kan werken en deze ook nog eens met collega’s kan synchroniseren.
Daarnaast zit er bij een Hosted Exchange dienst altijd een backup service inbegrepen, zelf kun je natuurlijk gratis een backup maken maar als een backup niet actueel genoeg is blijkt deze vaak waardeloos.
Tot slot is een groot voordeel van het uitbesteden van hosted exchange dat je hiermee ook het onderhoud uitbesteed. Het scheelt veel werk en gezeur, vaak wordt in kleine bedrijven een medewerker aangewezen voor dergelijk beheer maar met een professionele uitbesteding is het goed geregeld zonder werknemers te belasten.
Wij vinden op basis van wat we hebben gezien de opties van Argeweb het beste in verhouding tot de prijs die daarvoor wordt gevraagd. Bij Yourhosting is er ook een mooie prijs beschikbaar.
E-mail op een Hosted Exchange
Het MKB en de ZZP-er kunnen veel voordeel hebben van het inregelen van hun e-mail op een hosted exchange. In dit artikel lees je over de opties en lichten we toe waarom de hosted ecxhange zo’n interessante optie is.
Voor jouw bedrijf is bereikbaarheid cruciaal. Een slecht functionerende of niet toegankelijke e-mailaanbieder, kost je uiteindelijk gewoon klanten. Er zijn natuurlijk verschillende mogelijkheden voor het beheren en verwerken van je-mail: zo kun je kiezen voor een gratis Gmail- of Outlookadres. Voor een eenmanszaak is dat eigenlijk al niet professioneel genoeg, maar voor een bedrijf in het MKB is het sowieso geen optie.
Je kunt ook kiezen voor een zogenaamd POP-3 e-mail adressen, maar dat heeft een groot nadeel: met een POP-3 e-mailadres worden de e-mails niet standaard bewaard op de externe server. Dat betekent dat je na het downloaden van de berichten op je mobiel, laptop of computer, deze alleen nog maar op dat specifieke apparaat kan bekijken. Er zijn aanbieders die POP-3 aanbieden met de mogelijkheid om berichten op de server op te slaan, maar dat moet je wel expliciet regelen.
Een e-mail exchange server
Een meer geavanceerde oplossing, is de zogenaamde e-mail exchange server. Dit is een server waarop je berichten, contacten en agenda’s staan opgeslagen . De bekendste en meest gebruikte aanbieder is de Microsoft Exchange, waarbinnen je de befaamde Outlook omgeving en Office 365 omgeving vindt. De exchange server is de server waarop alles terug is te vinden en die het verzenden, beheren van berichten en afspraken verzorgt. Je hebt hiermee altijd toegang, kunt dezelfde e-mail en dezelfde contacten vanaf alle devices openen en er is, zeker bij meerdere werknemers in het bedrijf, sprake van veel gedeelde en overal beschikbare informatie.
Hosted exchange en in-house exchange
Er zijn grofweg twee typen exchange servers: de hosted exchange, waar een externe partij de server voor je beheert en de in-house exchange, waar je zelf de server beheert. Beide oplossingen hebben voor- en nadelen.
Zo zit je bij een hosted exchange vast aan een abonnementsprijs, ben je afhankelijk van een derde partij voor het beheren en beveiligen van je data en gaat al het interne mailverkeer over een externe server. Aan de andere kant ben je bij een hosted exchange zeer flexibel en kan je(soms) per maand opzeggen, kun je makkelijk opschalen en heb je automatisch de back-up van je data bij een externe partij geregeld.
Bij een in-house server ben je bij stroomuitval kwetsbaar, moet je zelf zorgen voor het onderhoud en beheer en kost het soms veel tijd om van buiten het netwerk toegang te krijgen tot de server. Je kunt dan weer wel zelf alle e-mailinstellingen beheren en interne (privacygevoelige) e-mail gaat niet over externe netwerken, maar blijft binnen de schil van je organisatie.
Startend of kleinbedrijf? Kies voor hosted exchange!
In de afweging of je moet kiezen voor een hosted exchange of een in-house exchange, speelt de grootte van het bedrijf een belangrijke rol. Werk je bij een multinational of organisatie met meer dan 1000 medewerkers? Dan is het waarschijnlijk interessant om je eigen in-house servers aan te schaffen en te beheren. Je hebt dan als afdeling ICT het beheer en de beveiliging in eigen hand.
Begin je net of heb je wat minder dan 1000 mensen in dienst? Dan is een hosted exchange verreweg de beste oplossing. Een eigen server kopen is duur, bewerkelijk en je zit er direct een aantal jaar aan vast. Bij een hosted exchange neem je gewoon het aantal abonnementen af dat je nodig hebt op basis van het aantal mensen in het bedrijf. Gaat er iemand weg, of komt er iemand bij? Dan kun je dezelfde dag nog het abonnement sluiten of een nieuwe medewerker toevoegen. De prijzen (vanaf € 7 per maand) zijn laag als je ze afzet tegen de productiviteitswinst van gedeelde informatie en gedeelde contacten.
